昨年の私の最大のチャレンジである
檀家システム作成✨
この檀家システムの作成過程で
いろんな気づきがあったので、
何回かに分けてシェアさせていただきます。
今回は第５話
第1話では、
檀家システムを作ることになったきっかけや、
Excelとの向き合い方について書きました。
檀家システムができるまで①～Excelは「表計算ソフト」だと思っていた私たちへ
第2話では、
「早く終わらせる」よりも
「安心して手を離せる状態」をゴールにした、
というお話を書きました。
檀家システムができるまで②～「早く」じゃなく「安心」を先に整える
第3話では、
年が変わるたびに人が数え直していた作業を、
Excelに「考えてもらう」というお話を書きました。
檀家システムができるまで③～毎年の「数え直し」をExcelに任せる
第4話では、
お札のフォームを
一文字単位で整えていった話を書きました。
檀家システムができるまで④～“お札”は、表じゃなく「帳票」だった
「これなら安心して渡せる」
そこまで形が整って、
印刷用のフォームとしては完成。
でも、
ここで終わりではありませんでした！
■残っていたのは「印刷する」という作業
フォームがどれだけ整っていても、
・印刷設定を毎回確認する
・余白や向きを間違えないように気をつける
・枚数を数える
この作業が残っていると、
どうしても最後まで気が抜けません。
「合っているかな？」
「これで大丈夫かな？」
ここでまた、
神経を使う時間が生まれてしまいます。
特にお札の部分は、
一枚つくって終わりではなく、
同じ形を何枚も作って、
印刷して…の繰り返し
の作業を想定していました。
ここが、いちばん神経を使うところ。
もちろんWordの差し込み印刷でも
対応できなくはありませんが、
今回は管理から印刷までを
一つにまとめたかったので、
Excelにこだわって作りました。
■マクロは“全部自動”じゃなくていい
ここで登場するのが、
マクロです。
マクロと聞くと、
・難しそう
・触ったら壊れそう
・全部自動にしなきゃいけない
そんなイメージを持つ方も多いかもしれません。
でも私は、
マクロを「全部やらせる」ために使うことは、
ほとんどありません。
■できることは、お願いする
今回ご依頼いただいた方は、
・Excelへの入力は問題なくできる
・数字を入力する作業も苦にならない
という方でした。
なので、
該当の年(例えば2026年)の入力は
お願いすることに決定。
ここは、
ご本人が無理なくできること。
「さぁ今年の分を作るぞ！」という
スイッチにもなるイメージです。
■でも、負担は増やさない
一方で、
・印刷設定
・印刷範囲
・向きや余白
・枚数の調整
ここは、
毎回考えなくていい部分です。
間違えやすくて、とても神経を使う部分。
なのでここは、
マクロに任せることにしました。
■「押すだけ」にしたかった理由
作ったのは、
とてもシンプルな仕組みです。
私がイメージしているマクロは、
ボタンを押す
です。
実はマクロは、
「ボタンを押すだけ」の形にもできます。
触るのはそこだけ、という感じ。
それ以外は考えなくていいようにしました。
↓こんな感じ
・該当の日付の数字を入力する
・ボタンを押す
それだけ。
あとは、
「今、何を印刷しているのか」
「どの設定で出てくるのか」
を考えなくていいようにしました。
■これは、その人に合わせた自動化
私が大事にしているのは、
誰にでも同じ仕組みを渡すことではありません。
・入力ができる人
・入力が苦手な人
・Excelに慣れている人
・ほとんど触らない人
人によって、
得意・不得意は全然違います。
だから私は、今回に限らず、
いつもこの考え方を大事にしています。
できることは任せる
でも、負担は増やさない
できないことは、仕組みでカバーする
その人が
「ここならできる」と思える範囲だけ残して、
気を張る部分は、できるだけ減らす。
そんな自動化を目指しています。
■自動化のゴールは「安心」
マクロを入れたことで、
・印刷前の確認が減る
・間違えたかも、という不安が減る
・気持ちがラクになる
そんな変化を感じてもらえました💗
「便利になった」というより、
「安心できます」
という感覚がゴールになったことが
本当に嬉しかったです。
Excelやマクロは、
人の苦手な部分を代行してくれます。
人が考えなくていいところを引き受けて、
人が大事なところに集中できるようにする。
私は、
そういう使い方が好きです。
■シリーズを振り返って
この檀家システムは、
すごいExcelを作りたかったわけでも
最新の技術を使いたかったわけでも
ありません。
「毎年のしんどさを、
少し軽くしたい」
そのために、
・考える順番を整理して
・任せ方を考えて
・お客様と一緒に形にしてきた
そんなシステムです。
このシリーズを通して伝えたかったのは、
Excelは、
一緒に考えるパートナーになれる
ということ。
次回は、
この檀家システムを通して
私が一番大事にしている仕事の視点
について書こうと思います。
・なぜ「全部自動」にしないのか
・なぜ「できることは任せる」のか
・なぜ「楽」より「安心」を優先するのか
Excelやマクロの話というより、
人と仕組みの関係の話です。
「すごいExcel」ではなく、
「一緒に考えてきたExcel」。
このシリーズの締めとして、
その根っこにある考えをまとめます。
「これは広くお寺関係者に広めたい！
是非記事を書いてください！」と、
この記事を書くことを
勧めてくださったきせまりえさん
ありがとうございます💗
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