檀家システムができるまで①～Excelは「表計算ソフト」だと思っていた私たちへ

昨年、私は新しい経験をしました。

それは…

檀家システム作成✨

この檀家システムの作成過程で

いろんな気づきがあったので

何回かに分けてシェアさせていただきます。

■Excelを通して見えた在り方

「檀家システムを作りました。」
そう聞くと、
最初からExcelやシステムの話が始まるように
思われるかもしれません。

でもこの記事はちょっと違います💗

檀家システムを作りながら

私の仕事の在り方や

お客様目線の大切さを知ったので、

そこを自分の記録として残してみます。

■ご相談のスタート

今回のご依頼は、人づてのご縁で

あるお寺のご住職さまと出会ったことが

スタート。

ただ実際は、
「Excel表を作ってほしい」
という依頼ではありませんでした。

最初にいただいたご相談は、

「毎年、同じことで困っていて…
これ、どうにかなりませんか？」

という、とてもシンプルな相談でした。

効率化したい、とか
システム化したい、という言葉よりも、
そこにあったのは

「正直、毎年大変なんです」

という、現場のリアルな声でした。

■現状把握

お話を聞いていくと、
・回忌や初盆の確認

・名簿の管理

・印刷の準備など

たくさんの作業がある中で、

その基となる資料は、

手書きのメモや一覧表、

目視の確認で行われていました。

ひとつひとつの作業は、
特別に難しいものではありません。

でも、

・毎年必ず発生する
・年末の忙しい時期に重なる
・間違えられない
・確認に時間がかかる

こうした条件が重なることで、
「地味だけど、ずっと続くしんどさ」

になっていらしたようです。

■現状把握２

このとき、
私は頭の中で
「どんなExcelを作ろうか」と

考えていたわけではありません。

まず思ったのは、

「これは、
人が毎回やらなくていいことでは？」

ということでした。

そして、これまでの私の知識と経験から、
ひとつの判断が出ました。

「これはExcelで可能だ！」

ただしそれは、
表を作る、という意味ではありません。

檀家さんの情報が入力された表は

既にあったからです。

私が判断したのは、

“この困りごとを、仕組みにできる”

という意味での、GOサインでした。

■「Excelって、表を作るものですよね？」

Excelをあまり触ったことがない方から、
本当によく聞く言葉です。

・数字を並べて、
・計算して、
・合計を出す

もの。

「名簿を作るソフト」
そんなイメージを持っている方も
多いかもしれません。

実は私自身も、
最初からExcelを
“システムとして使おう”と

思っていたわけではありませんでした。

この檀家システムも、
最初から完成形があったわけでは

ありません。

まずやったのは、
困っていることを、

ひとつずつ言葉にすること。

・どこが大変なのか
・どこで時間がかかっているのか
・どこが不安なのか

それを整理するための場所として、
Excelを使い始めました。

※こちらは実際のデータではなくサンプルです

■Excelはパートナー

私にとってExcelは、
「計算をするソフト」ではなく、
考えを整理する場所です。

・人の代わりに覚えてくれる
・人の代わりに数えてくれる
・人の代わりに確認してくれる

そうやって仕事をしているうちに

少しずつExcelは
一緒に考えてくれるパートナーに

なっていきました。

■育てるExcel

このシステムは、
私ひとりで作ったものではありません。

現場の声を聞き、
「ここが大変」

「ここが不安」

という言葉を受け取り、

そのたびに形を変えながら、
お客様と一緒に少しずつ育ててきました。

これから
どうやって困りごとを整理していったのか
なぜExcelを使い続けたのか
どんな考え方で仕組みを作ってきたのか

「すごいExcel」を見せるのではなく、
「一緒に考えてきたExcel」の話を
私の視点でお届けしていきます。

読んでくださった方が、
「Excelって、こう使っていいんだ」
「これなら相談してみたい」

そんなふうに感じてもらえたら嬉しいです。

そして、

「これは広くお寺関係者に広めたい！

　是非記事を書いてください！」と、

この記事を書くことを

勧めてくださったきせまりえさんには

感謝しかありません💗

※関連記事

関数とマクロをかけ合わせてお客様だけのExcel台帳システムが完成しました！

次回は、
「何が欲しいか」ではなく
「何に困っているか」を聞くところから、
ただの表だったExcelが
“使えるパートナー”になる準備を始めた話

を書いていきます。

檀家システムができるまで②～「早く」じゃなく「安心」を先に整える