檀家システムができるまで③～毎年の「数え直し」をExcelに任せる

昨年の私の最大のチャレンジである

檀家システム作成✨

この檀家システムの作成過程で

いろんな気づきがあったので、

何回かに分けてシェアさせていただきます。

今回は第３話

第1話では、
檀家システムを作ることになったきっかけや、
Excelとの向き合い方について書きました。

第2話では、
「早く終わらせる」よりも
「安心して手を離せる状態」をゴールにした、
というお話を書きました。
檀家システムができるまで②～「早く」じゃなく「安心」を先に整える

今回はその続きとして、
毎年変わるものに、どう向き合ったか
というお話です。

■年が変わると、対象者が変わる

お寺の業務は、
一度作って終わり、ではありません。

年が変われば、
回忌の対象となる方が変わります。

去年は関係なかった方が、
今年は対象になる。

今年は対象だったけれど、
来年は違う。

つまり、
毎年、見るべき人が変わる
という前提があります。

これまで人の力で毎回やっていたのが、

・年数を数える
・対象者を探す
・合っているかを確認する

という作業。

お寺は、

ご家族で運営されているところも

多いかと思います。

今回もまさにそうで、

限られた人数で分担しながら

この作業を回していらっしゃいました。

だからこそ、

忙しい年末の時期に作業が重なると、

どうしても全員が手いっぱいになる。

気を張る時間が増えて、

落ち着いて過ごすはずのご家族の時間が、

いつの間にか“確認作業”に置き換わっていく。

そんなご様子が、

話を聞きながら目に浮かびました。

■「毎年やること」は、人が考えなくていい

ここで私が考えたのは、
どうやって作業を減らすか、

ではありません。

どうしたら、

毎年“考えなくてよくなるか”
ということでした。

年が変わるたびに、

「今年は誰だっけ？」
「これで合ってるかな？」

と、頭の中で確認し続けるのは、
想像以上にエネルギーを使います。

だからここを、
Excelに担当してもらおう！

と思ったわけです。

■Excelに任せたのは「判断の手前」

Excelにやってもらいたかったのは、
答えを出すことではありません。

・今年の対象は誰か
・条件に当てはまる人は誰か

判断の手前までを、
Excelに任せる。

そうすることで、
人は「合っているか」を
落ち着いて確認するだけで済みます。

この“ひと呼吸”が、
安心につながっていきます。

■さらに、その先を考える

作っていく途中で、
もうひとつ気づいたことがありました。

「今年」だけでなく、
「来年はどうなるんだろう？」
という視点です。

もし、

・今年の対象
・来年の対象

が見えていたらどうでしょう。

今すぐ作業しなくても、
「来年はこのくらいだな」
と、心の準備ができます。

■一年先が見えると余白が生まれる

一年先の見通しがある状態は、
特に作業量は増えません。

でも、
心の余裕は確実に増えます。

・慌てなくていい
・驚かなくていい
・早めに段取りを考えられる

これは、
忙しさを減らすというより、
不安を減らす