こんばんわ
本当にマイナス７℃になった朝を迎えました。
お店のトイレの手洗いが若干凍結してましたが、
元栓を閉めていたのでセーフ。
寒いのにお店に女子会のお客様はあるし、
朗読の会の定例会もあるしでしたが、
わたしより年輪を重ねたお姉さま方はお元気。
寒い寒いと言っているのはわたしだけ
今夜は雪になるようで、
みなさんもいろいろと気をつけてくださいね。
のつづきです。
「文字」でうまく伝えるコツ
「箇条書き」をマスターしよう
最近は、LINEやチャットなどのテキストコミュニケーションが
主流になった。
しかし、顔を見ずに「文字だけ」でやりとりすることが増えると、
「こんなつもりじゃなかったのに」とすれ違いも起きやすくなる。
文字でうまく伝えられるようになりたいなら、
箇条書きの練習をしてみよう。
箇条書きができない人は、意外に多い。
「相手に失礼のないように」と丁寧な言い回しを心がけるあまり、
文章が長くなってしまうのはよくあることだ。
しかし、相手は忙しくて長い文章に目を通す時間がないかもしれない。
だからこそ箇条書きという、「ひと目でわかる形」に
整えることが大切なのだ。
箇条書きを習慣づけると、
「書く力」だけでなく「話す力」も鍛えられる。
要点が頭の中にパッと浮かび、
わかりやすい話し方ができるようになるものだ。
日常のトレーニングとしては、
「映画の内容をざっくり３つのポイントにまとめる」
「今日の仕事で感じたことを書いてみる」
「今週末にやりたいことを箇条書きにする」
などを試してみよう。
伝える前のひと手間が、伝えやすさをつくるのである。
「ひらがな」「改行」多めで読みやすく
「要確認」「返信不要」「重要事項」「ご査収頂きたく」・・・。
メールやLINEに漢字が多いと、どことなく圧を感じる。
テキストコミュニケーションにおいて著者が意識しているのは、
次の４点。
・漢字を使い過ぎない。（自分を賢く見せようとしない）
・わかりやすい言葉はそのままに、熟語に変え過ぎない。
・ひらがなにできるところは、なるべくひらがなを使う。
・適度に改行する。
一例として、メール文のビフォーアフターを見てみよう。
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（Before）
明日の会議資料、午前中までに仕上げておいてください。
内容確認後、必要に応じて修正を指示します。
進捗は逐一お願いします。
時間厳守でお願いします。
遅れる場合は、理由を明確に説明してください。
（After）
明日の会議資料、午前中までにまとめてもらえると助かります！
いちどチェックして、直したほうがいいところがあればお伝えしますね。
進み具合も、わかるタイミングで教えてください。
遅れそうなときは、ひとことご連絡いただけるとうれしいです。
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ずいぶん印象が変わるのではないだろうか。
堅めの方がよい場面もあるかもしれないが、
著者は「漢字少なめ・ひらがな多め」にして、
やさしい気持ちが伝わるように書いているという。
LINEの上手な送りかた
LINEやチャットの送り方に悩む人は多いだろう。
ここでは、「１体１のLINEメッセージ」「グループLINE」
の２つに分けて、著者が気をつけていることを紹介。
１対１のLINEメッセージ
個人に向けて送るメッセージは「小さな手紙」のようなもの。
相手の気持ちを想像しながら、
少しだけ丁寧に言葉を選ぶといい。
ポイントは「『ありがとう』『おつかれさまです』から入る」
「３～４行に収めて、長文になりすぎないようにする」
「絵文字は使わず、文字だけで簡潔に」
「最初と最後にスタンプを押す」などである。
また、「返信しやすいように小分けで送る」
「自分の心地いいタイミングで返信する」というのも、
著者の「マイルール」である。
グループLINE
個別のLINEが「小さな手紙」なら、
大勢でやりとりをするグループLINEは「みんなで見る掲示板」。
全員が必要な情報をわかりやすく読めるか
という点がポイントとなる。
その際は「要点を箇条書きにする」
「長文になりそうなら２回に分ける」
「全員に伝えたいときは『みなさんへ』といった呼びかけを添える」。
グループLINEは基本、流し読みするもの。
情報の交通整理をして、わかりやすく簡潔に伝えることが大切だ。
すんなり伝わる「うまい説明」
「シンプルな言葉」が一番
書いたり発言したりするときは、
「誰にでも伝わるシンプルな言葉」を使うのが一番だ。
著者はかつて、
平易な言葉ばかりを使う自分を恥ずかしく思い、
わざと難しい言葉を使おうとしていた時期がある。
しかし、夫から「シンプルな言葉で話せるのは才能！」
と言われたことをきっかけに、その考えを改めた。
著者が参考にしているのは、小学校の先生だ。
子どもにもわかる簡単な言葉で、
たとえ話を入れてイメージしやすいように、
大きな声でゆっくりと抑揚をつけて話すーー。
これなら相手が子どもに限らず、
どの年代の人にも伝わりやすいはずだ。
ビジネスシーンでは「子どもっぽい」と思われることが
あるかもしれないが、
シンプルに簡単に伝えるほうが、うまくいくことが多いはずである。
自分の感覚を数字で表す
相手に自分の感覚を伝えるときには、
「自分の感覚を数字で表す」と伝わりやすい。
著者の会社で商品撮影をしたときのこと。
撮影現場に新人スタッフが加わったのだが、
撮影に少し時間がかかり過ぎているようだった。
先輩スタッフが「１カットにそこまで時間かけなくていいよ」
と声をかけるものの、なかなか真意が伝わらない。
そこで著者は「時間間隔を数字で表してみたらどう？」と提案。
先輩スタッフが「モデルカットに８割、物撮りに１割」
と伝えたところ、
新人スタッフはすぐに理解をしたという。
ふんわりした感覚を数字で見える化することで
伝わりやすくなり、
お互いのもどかしさも解消される。
「伝わらないな」と思ったら、数字で表してみよう。
今日のWindowsの画面はアイスランド。
トランプさんグリーンランドよりアイスランドがお好き？
この本はビジュアルも素敵で、
たしかに眺めるだけでもワクワクします。
笑顔の著者やOURHOMEのスタッフたちの写真が
あちこちにあり、読むほうも明るい気持ちになれます。
８２のトピックがあり、
「謝罪」「断り」「指摘」といった
言いにくいことを伝えるテクニックや、
家族とのコミュニケーションについては絶品です。
ミスコミュニケーションが多い方はぜひご一読を。
では、また明日＾＾
