メモは
こちらに対して喋っている相手に失礼だからメモを取る。
だからメモは
極端なことを言えば
あとで直ぐに捨ててもいい。
出来ればメモは
相手側からも何となく見える様に
A4縦サイズのミシン目付きのレポート用紙に書くのが良い。
時系列でゴチャ混ぜで同じレポート用紙にメモを取っても、
あとで捨てるページと残すページを分けれるし、
カテゴリ別にも分けれる。
さて、着座ではなくて
現場研修や見習いの立ち仕事の場面や研修でのメモを取る場合は
どうしますか。
屋外研修とか見習いとかだと、、
初めて聞くことばかりなので、
実は、
完璧主義の私は
完璧にメモりたい気持ちにもなるが、
まずA4サイズのメモ帳だと大きすぎて邪魔！
あと
メモをとっている間は相手との視線を合わせない時間になるし大事なことを聞き漏らす！
それにたくさんメモを取っても
取れば取るほど
メモは見返す時間なんてない。
だからICレコーダーでフル録音すれば良い。
録音するなら
メモは小さなメモ帳にポイントだけにして
録音では分かりにくい図解を書くとか
スマホで写真を撮ってメモを補う。
メモは
ゆるく取りっぱなしでも平気。
録音もあとでパソコンにデータを移して必要なところだけ聞けば良い。
メモや録画データは日付程度が
しっかり書かれていれば
あとで整理するにもしやすい。
面倒くさくても、
でも、
一応、メモは取った方がいい。
習慣にすれば良い。
こういうスタイルの人なんだなって相手に慣れてもらえれば良い。
話をキチンと聞いていますよ！という
ポーズとしても重要。
特に、偉い人や指導者の話を聞く時。
ただし
ポイントや数字的なものだけに抑える。
そうしないと
相手とのアイコンタクトや
うなずき反応をしたり
ハイが言えない。
だから
メモは
ゆるく取る。
そうすれば
書き漏らししない様に！
という
プレッシャーに襲われなくていい。
新人や新入りだと、
忙しぎっている先輩や指導者から
二度は教えないから！
とか
同じことを言わせるな。
って言われますよね。
(先輩たちも何度も聞いて怒られたくせにね。)
メモを完璧に取る代わりに
ICレコーダーで録音することを習慣にしましょう。
でもメモと同じで録音したものを聞き返す必要はないです。
そもそもそんな時間はないです。
でも、
あれってどうだったかな？
もう一度聞けないしなあ
ってことが時々ある。
そして
あとだしジャンケンみたいに
終わった会議や打ち合わせの後に
上司から
「議事録作ってくれ！」
って無茶振りされることがある。
そんな時に録音データが役立つ。
で、メモは
10枚に一度ぐらいは
あれってどうだっけな？
って見直すことがある。
録音も
50回に1度ぐらいは
聞き返すこともある。
たまに役に立つ。
メモに頼ると現場での仕事に身が入らない。
私がそうだった。
メモはゆるく取って仕事や打ち合わせに集中して
バックアップとして
ICレコーダーで録音する。
完璧主義者の仕事の仕方は
それで良い。
メモは取りっぱなしで良い。
メモには日付とテーマと対象者を書いておく。
思い出す時に思い出しやすいから。
「ゆるいメモ」を補完するのが
ICレコーダー。
それで良いと思って
私はずっと
やっています。
相手に録音していることを言わなくて良い。
録音は、
言った言わないの自己防衛や
自分の仕事を正しく遂行するための記録だから。
ただし
上司から
議事録を残す様に会議を録音する様に言われた時は
堂々と宣言して録音すれば良い。
追伸。
営業マンや折衝職の仕事をする場合のメモ
お客様との初回アポイント面談で信頼関係を作るためのメモは、
「打ち合わせ録」
としてのメモを取る。
お客様は
こちらが取っているメモの内容が気になる心理がある。
その心理を利用する！
ミシン目が付いていて切り離せるA4レポート用紙サイズなら1枚にまとめてたくさん書けるし、
罫線を活かして
ゆるくメモ記録を取れるし、
一緒に渡すプレゼンや資料とのサイズを合わせておくと資料を捨てられずに一緒に保管してもらえるメリットがある。
書くことは、
タイトル、日付、面談時間、箇条書きで打ち合わせした項目や内容、次回のアポイント日時(24時間表記で曜日も。)、こちらが先方にお願いしたことの宿題、こちらが承った宿題、今日の面談の参加者←特にこちらの名前。
特にお客様は
こちらが渡した名刺を無くしたりするので、
打ち合わせメモにこちらの名前を書くことは
こちらの名前を早く覚えてもらうために有効！
お客様との打ち合わせの時のメモは
汚い字でも良いから手書きで書く。
さらに
お客様との打ち合わせの最後に
書き終えたメモと青ペンをお客様の方に渡して、
空きスペースに
お客様や親族や他に連絡を取る必要がある人の携帯電話番号や住所を
お客様の自筆で書いてもらう。
のと
メモ内容を早口で喋って伝えて、
そのあと
フルネームだけで良いから
お客様の署名を手書きで書いてもらう。
メモ内容の確認という名目で
打ち合わせ内容に相互の取り方に違いや問題が無いかをメモを覗き込んでもらって
確認に参加してもらうことで
短くお客様と一緒の体験タイムを作る。
そして
メモをミシン目から切り取ってスマホで写真を撮ってから原本を相手にその場で渡す。
お客様の目の前でメモを取るのが大事で、
お客様に置いてくる行為が大事です。
競合他社の営業マンは
こんなことをやらないから差別化になります。
アポイント面談でも、
クロージングや契約の時は
メモなんか取っている暇はありません！
だから
アポイント面談の時は
出来るだけアシストを連れていく。
(上司からすると、私がアシスタントを連れて複数お客様宅に行くのは効率が悪い！と思う様ですが、)
1人でクロージングや契約の商談や打ち合わせをしないほうがいい。
喋る人と記録する人を分ける。
でも2人でそれぞれメモを取る。
アシスタントが取る方のメモは期待しなくて良い。
録音してるから。
上司やアシスタントと一緒に行けば、
私が分からない話題を代わってもらって話す時とか
その間に自分が、メモをまとめれるとか次回アポのGoogleカレンダー画面を見て次回の打ち合わせ候補日を探るとかで
間が空かなくていい。
途中で、選手交代もできる。、
ゾーンオフェンスや
ゾーンディフェンスです。
ちなみにメモのレポート帳ですが、
私はAmazonの罫線入りの黄白のA4縦サイズのレポート用紙に
青の水性インクペンで書いています。
重要なところには波線やアンダーライン、
打ち合わせの最後に結論や合意事項に
さりげなく赤ペンで丸をする。
黄色の紙に青、赤です。
打ち合わせメモをスマホで写真を撮って
こちらの控えにするにしても
あとで自分でも見返しやすい。
黄色の紙や
青ペンを使うのは
記憶や印象面で相手に有効だからです。