おかたづけ屋ちいさい一歩
山田和佳子です。
おかたづけご相談で多いのは
「書類」のおかたづけです。
これまで何度か書類のおかたづけの記事を書いてきました。
書類といっても
種類は千差万別。
種類は千差万別。
仕事で使った資料
地域活動や学校関係での役割の資料やチラシ
子どもの学校のプリント
また
郵送で送られてくる
公共機関からのお知らせ
電力会社や保険会社からのお知らせ
おつきあいのある小売店からのご案内
などなど
いろいろありますね。
人は活動すればするほど
資料や書類は増えるものです。
役職が重ければ重いほど
書類や資料は増えます。
資料の多さは活動の多さ。
責任の大きさ。
つまり
資料が多ければ多いほど
組織内での信用が高い
ともいえるでしょう。
組織で活動していくうえで
情報共有は不可欠ですし
公共であれ企業であれ
お金が絡むサービスを受ける以上
請求書や口座振替のご案内は
はずすことができません。
※行く予定が未定な小売り店からのご案内は
即処分していいです。
処分してもまたすぐに送ってきます。
行くと決めたDMだけ保存しましょう。
いつもDMをくださるお店に出向いた時は
「いつもお手紙ありがとう」と声をかけてあげましょう。
店員さんのモチベーションが上がります。
書類とひとくくりにして考えて
すべての書類を同じように管理しようとしても
書類によって役目は違っています。
違う役目のものを
同じように管理することはできません。
同じように管理することはできません。
書類の役割にあった方法で
管理することが不可欠です。
おかたづけ屋でお伺いして
気が付いたことがあります。
書類が片付けられない…。
とお悩みの方を悩ませている書類の多くが
封書で送られてくるものだということです。
今回は封書で送られてくる書類について
暮らしが楽になるヒントを書きたいと思います。
◆封書でおくられてくるモノとは？
書類には種類が様々あります。
大きく分けると
・紙の状態で手元にくるもの
・封筒に入った状態で手元にくるもの
の２つに分けることができます。
どちらが重要度が高いかといえば
封筒に入った状態で手元にくるものです。
送り手がわざわざ
封筒代
封筒にいれるために資料を折る手間と時間
封筒に入れる手間と時間
をかけて
送ってくる書類には
送り手のなんとしても読んで欲しい意図が
織り込まれています。
はがきやプリントのまんまの
紙の状態で送られてくる書類より
封筒に入った状態で手元にくるものは重要なのです。
◆書類が散らかっているのは書類のせいではない！
書類がちらかっている…。
とお嘆きな方のご自宅にお伺いすると
散らかっているのが書類ではないことに気が付きます。
書類が散乱しているか
山になっているか
書類入れからはみだしている
状況をよくみると
散乱して山になってはみ出しているのは
封筒の状態のものです。
つまり
送られてきたまんまの状態
または
封を切って読んで戻した状態で
散乱して山になってはみ出しているのです。
封筒で送られてきた書類は
重要度が高いものです。
送り手のぜひ読んでください！！
の意図は強いものです。
意図の強いものを読むことは
正直ちょっと疲れるものです。
今までの経験から学んでいるからでしょうか？
封筒で送られてくるものは
面倒なものが多いと無意識で認識している方が多いように感じます。
例えば
支払いか…。
なにか手続きか…。
面倒なおしらせかも…。
実際封書で送られてくるものは
内容も若干重いものが多いことは事実です。
ですがその分送り手の思いは重いのです。
ここで気が付いていただきたいのは
送り手が送りたいのは封筒ではないということです。
本当に読んでもらいたい書類は１枚
ということがほとんどだということです。
◆山積みになった書類をトトノエルことと
トトノエを継続することは別物です
現状で
散乱して山積みになってはみ出している
書類をトトノエルことと
トトノエタ状態を維持することは
別モノです。
一緒
にしてはいけません。
書類をトトノエルことは土台つくり
維持することは習慣です。
土台ができても習慣ができなければ
また元に戻ります。
土台ができなれば習慣はできません。
どちらも同じくらい大切です。
◆封書管理の土台つくり
封書の資料が散らかっている状態を
トトノエル土台づくりの具体的な方法をご紹介します。
①封筒を開ける
今ある封書をすべて開けます。
どんなに面倒でも全てあけます。
②送られてきた書類のうち必要なものだけを残す
封書で送られてくる書類は対外１枚ではありません。
挨拶状、チラシ、そして本文です。
送り手が送ってきた目的は
封筒を見れば概ね分かります。
目的のものだけを残し
それ以外は処分しましょう。
③本文は残す必要があるか見極める
書類自体はただの紙切れです。
重要なのは書類に書かれた情報です。
情報は生ものです。
時間がたてば意味がないただの文字の羅列になります。
今手元にある紙切れに書かれた情報は
今と未来の自分に価値あるものか？価値ないものか？
見極める必要があります。
発行日が１年以上前のものは
今と未来のあなたに価値があるものでしょうか？
支払い済みのクレジットカードの利用明細は
確定申告や家計簿への添付がなければ処分です。
公共料金のお振込みのご案内もしかりです。
請求書は財布と一緒に握りしめて
コンビニか銀行に向かってください。
このままにしておいては
あなたの信用が下がります。
見極めていくと
残る書類はわずかになるはずです。
ここまでで概ねの土台の８割はできました。
残る２割保管です。
◆我が家の公共料金関係の書類の保管方法
保管方法はたくさんあります。
そのうち我が家で実践している方法をお知らせいたします。
我が家では公共料金の保管を
一枚のファイルで管理しています。
上部に入れ口に月見出しをつけて
当月の書類を入れ込みます。
空いているページに
臨時で送られてくる書類をいれています。
同じように
生命保険関係、
年金関係の書類を
ひとつのファイルに入れて管理しています。
保管方法世の中にあふれています。
ご自分の感覚にあった方法がＢＥＳＴです。
どれがいいかわからない…。
どれが私に合っているんですか？
よく聞かれます。
私にはあなたの感覚を一発で見分ける超能力はありません。
私自信BESTな方法を見つけるのに
３回ほど方法を変更しています。
収納はTRY＆ＥＲＲＯＲです。
様々な方法を試してみましょうね。
◆封筒は開けて決める習慣つくり
封書の書類は概ね毎月送られてきます。
どんなに
書類管理の土台ができていても
今までとおり
封を開けずに
なんとなくおいていては
元の木阿弥。
出来た土台を維持するには
習慣を身に着けることが必要です。
封書の書類を
散乱させず、山にせず、あふれさせない
美しい書類管理のための
３つの習慣をお知らせいたします。
◆書類管理のための３つの習慣
①封書がきたら即開封
どんな内容であろうと
誰からきたものであろうと
封筒は開封しましょう。
②書類の本質を見抜く
封書で送られてきた書類の中から
送り手が伝えたい本質を即座に見抜きましょう。
今月末に○○円引き落とします。
○月〇日まで××に来てね。
〇〇をお伝えします。
要件はほとんどの場合１件です。
本質を見抜き
自分がなにをすべきか
即座に判断しましょう。
③要件にたいしてどう行動するか即決する。
送り手が伝えた本質を見極めたら
自分がどう行動するかを即決めます。
払うか払わないか
出向くが出向かないか
はいそうですか。と了解するかしないか
送り手が期待する
行動に応じるか応じないか行動を決めるのです。
その行動によって
書類の保管場所は違ってきます。
応じるなら次の行動がしやすい場所に置きましょう。
請求書なら財布の近くですね。
出向くなら出向く時のバックの中に。
了解するなら保管場所に入れ込みます。
即開け
即判断
◆決められない時は？時間がない時は？
こういった具体的は方法を書くと
決められません。
時間がありません。
どうしたらいいですか？
とまた違ったご相談をいただくことがあります。
おかたづけのご相談にも関わらず
決められない
時間がない
とご相談をいただいた場合は
いつも
「今はおかたづけの時期ではないのですね」と
お話しさせていただきます。
おかたづけはできる時期があります。
その時期は人それぞれです。
行動を決められないのは
疲れている可能性があります。
今は休養が必要なのかもしれません。
休養をとれるスペースを確保して
まずはアタマとカラダを癒しましょう。
時間がないのは
きっとなにかに時間が取られているからでしょう。
モノのおかたづけの前に
時間のおかたづけが必要です。
封筒を開けて
判断するのは
ほんの２分ほどでできる行動です。
ほんの２分さえないとあなたに感じさせているものは
なんでしょうね？
◆情報の賞味期限を決める
書類はただの紙切れです。
大切なものはそこに書かれた情報です。
情報は生ものです。
情報には賞味期限があります。
賞味期限切れのモノを
取って置いても価値はありません。
日に一度
月に一度
年に一度
情報の棚卸が不可欠です。
おかたづけ屋はご自宅、事務所の
情報の棚卸のお手伝いもいたします。
２月２１日（火）
３月６日（月）
２月２４日（金）
３月８日（水）
●スッキリ暮らすための習慣講座
３月７日（火）
●２月１９日（日）開催
「mamaのはじめの一歩♪」
おかたづけ屋
【第２回佐伯和也さん講演会】
２月１８日（土）