年に一度の大きな仕事　その裏側

歳をとると、

筋肉痛だけでなく

疲れも1日遅れ？

 

 

 

 

 

仕事と家庭を両立しながら

海外旅や趣味を楽しむ

自分を愛して、人生を楽しむ♪

Love Myselfistの

美衣（Mie）です。

 

 

 

 

 

一昨日、

年に一度の大きなイベントを終え

22時過ぎに帰宅。

 

終わった興奮のためか

なかなか寝付けず。

 

 

 

昨日はフツーに仕事に行きましたが

ダルくて、眠くて・・・あせる

 

 

 

帰宅して洗濯物を取り込み

ふと空を見ると・・・

 

 

大きな虹虹

 

 

 

 

イベント、よく頑張ったね～

 

 

 

 

と、

空からプレゼントをもらった気分でした音譜

 

 

さて、ようやく終わりましたが、

 

会場確保から考えると

約2年前から準備していた

年に一度の会社のイベント。

 

 

 

 

 

他社さまのイベント、

一般的なイベントの全てが

同じやり方ではありませんが

 

 

 

 

 

イベント運営の裏側には

たくさんの準備があるということを

知っていただければ・・・

 

 

と、

差しさわりのない程度で

お話していきますね。

（差しさわりがあるとなった場合は

削除させていただきます。）

 

 

私の会社での年に一度のイベント。

「セミナー」と名付けましょう。

 

 

 

セミナー実施には

大きく以下のメンバーで成り立っています。

 

 

 

 

1 会場の確保、当日の会場内の整理等

　をしてくださる「旅行会社」さま

 

2 セミナーのステージ上の流れ

　美術・音響・照明等の裏の運営を

　してくださる「演出会社」さま

 

3 会社としてセミナーをどう作り上げて

　いくかを決定し、12と協力しながら

　本番までの準備を行う担当者

 

4 当日、会社側の運営スタッフである

　3のメンバーを含めた「本部」

　　

5 当日全国から集ってきて、

　セミナーのヘルプをしてくれる社員

 

 

 

1～5合わせて総勢200人強でしょうか。

私は3 の中のメイン担当なため、

この頂点に君臨しています（笑）

 

 

（ちなみに管理職ではなく

一般社員です♪）

 

 

ほぼ男性という運営の裏方の中

女性としてまとめていかないといけない

というのは、非常にキツいです。

 

 

 

 

 

過去、私の会社で

イベントの仕事の女性担当者は

いませんでした。

（ヘルプとして入る方はいましたが）

 

 

 

 

まさか自分が45歳を過ぎて

イベントを運営する部署に

配属されるとは夢にも思いませんでした。

 

 

 

配属後はルーティン的な仕事をするだけで

イベントの担当者としては声もかけられず

（子育て中でしたから）

 

 

 

それでも、

せっかくこの部署に入ったのだから

仕事を覚えたいと思い

上司に

 

 

「私もイベントの仕事をやりたいです。」

 

 

そうお願いし、

期が変わるタイミングで（約7年前）

担当となったのです。

 

 

 

 

 

イベント業務でお初の女性担当者。

そして、今現在でも紅一点。

 

 

担当した7年間の中で

数々のセミナーに携わってきました。

 

 

 

実施場所は海外、国内様々ですが、

セミナーの内容は基本

 

 

 

・会社からの挨拶

・表彰式典

・参加者のお楽しみである

　アーティストパフォーマンス

 

 

などから成り立っています。

 

 

 

 

 

 

今回のセミナーは3回実施。

1回あたり約1,200人弱の方が

参加されました。

 

 

 

同じことを3日間するのですが、

お越しになる方は3回とも違いますから

毎回が緊張ビックリマーク


 

参加する人、

見ている側には

 

 

すべてがスムーズに

さらっと流れていくよう目に映りますが、

 

 

 

 

裏方は

何か月も前から

こだわりを持って準備しています。

 

 

 

 

 

例えば

オープニングで流れる映像

ひとつとっても

 

 

 

 

 

今回のイベントは何を伝えるのか

狙いは？

参加してくださった方に

何を持って帰ってもらうのか？

 

 

 

 

 

を担当内で話し合い、

演出会社さまにお伝えし、

 

 

作成していただいた映像を

何度も校正して仕上げていきます。

 

 

 

 

 

 

私、映像には非常にこだわりがあって、

映像の中で流すコピー（文字）内容も

自分で作りますし、

 

BGMの流れるタイミングなども

事細かく演出会社さまに言っちゃいますあせる

 

 

 

 

随分うるさい担当者だな

と思われていると思います（笑）

 

 

でも、

そこまでこだわって

初めて良いものが出来る

 

と信じています。

 

 

また、表彰式典の場面。

 

 

ステージに上がられる方は

1回のセミナーで約200名。

 

 

 

 

「登壇マニュアル」を作成して

事前にお送りしたり、

 

 

 

スムーズにステージまで誘導できるよう

登壇前に座っていただくための

お名前を貼った待機席を準備し

 

登壇時間に間に合うようお越しいただき

着席確認をする。

 

 

 

ステージ上で

登壇された方がまごつかないよう

ステージアテンドの女性に

入念なリハーサルをする

 

 

ステージ上の細かい流れを記した

演出会社さまの作成する「台本」

 

 

 

 

 

一方で

ステージ上、

裏方、

本部やヘルプの社員の役割と動き、

 

 

 

セミナースタートしてからではなく

会場オープン前の準備に始まり、

 

会場オープンして

参加者の方が入場されてからの流れ

 

 

 

を分刻みで細かく記した

「進行表」

 

これは私が作成します。

 

 

 

 

 

「台本」と「進行表」が

合っていなければステージ上の流れは

ぐちゃぐちゃにあせる

 

 

 

 

両方を何度も校正して

完成出来るのは

 

本番3日前とかです（笑）

 

 

 

 

 

 

約1年かけて準備し

 

 

 

旅行会社さま、

演出会社さまと

「進行表」を元に

打ち合わせを重ね

 

各パートで漏れや修正がないか

をチェックして

 

 

 

よし、これで行ける！！

 

 

 

となって

初めて本番になるのです。

（ところが、本番は色んなことが

発生します爆弾）

 

 

 

次回は

本番前日の様子をさらっとお伝えしますね。

 

 

 

 

仕事のことになると

熱く語ってしまい

長くなっちゃいましたてへぺろ

 

 

 

 

 

 

最後まで読んでいただき

ありがとうございましたドキドキ