こんにちは！
ワーキングマザー 兼 整理収納アドバイザー
akikoです。
「忙しい働くママ」でも
すっきり＆おしゃれな部屋が続く
収納・家事・インテリアの
アイデアを発信しています。
初めましての方は、自己紹介がわりにこちらをどうぞ♪
パパが単身赴任〜苦難のワンオペ育児から「時短家事ママ」誕生まで
昨日の記事では、読者の方の
コメントでのご質問を基に、
書類の整理について
取り上げさせていただきました。
そうしたら、さらにたくさんの
コメントやいいね！をいただき
多くの反響が！
やっぱり皆さん書類整理には
お悩みなのですね(>_<)
そしていただいたコメントでは、
「会社の書類整理」
「Evernoteでの書類管理」
についてもご質問をいただきました。
そこで本日は、
デジタル書類もすぐ探せる！
パソコンやスマホのデータ管理術
というテーマで、
職場や家で実践している
デジタルデータの整理法について
ご紹介したいと思います(^^)
■PCフォルダは使用頻度別でナンバリング
昨日の記事に読者の方からいただいた
ご質問の中にこんなものがありました。
「お仕事関係も同様の分類方法ですか？
仕事関係の整理整頓術も
伝授いただきたいです」
職場によって差はあると思いますが、
仕事の書類も多い方はかなり
整理が大変ですよね(>_<)
仕事も基本的な考え方は
家の書類と同じで良いのではないかと
思います。
（可能な限りデジタル化→
短期で処理するものと長期保管に分ける）
仕事の場合、パソコン上でデータを
保存しているケースも多いと思います。
その場合、できるだけ探しやすく
フォルダ分けすることが
生産性アップのために重要だと思いますが、
特にオススメなのは
使用頻度別にナンバリング
することです。
上の写真は自宅PCのブログ用写真の
保管フォルダの例ですが、
よく使うものから順に01、02・・・と
フォルダに番号をつけています。
（ちなみにその下の階層は01-01、01-02と
上の階層と連動したナンバリングをしています）
こうしておくと、忙しい時でも
必要な書類を探しやすくなるので
オススメです！
■検索しやすいフォルダ・ファイル名をつける
また、データの場合は
検索しやすいファイル名にする
ということも大事だと思います。
またブログ用写真の例でご紹介しますが、
以前撮った写真を再利用することが
ちょくちょくあるので(^^;
写真のファイル名は後から探しやすいように
「ファイルボックス」や「無印」など
キーワードを羅列して入れておきます。
（写真の場合、全てのファイル名に入れるのは大変なので
これは後から使いそう！というものだけ入れます）
職場の書類の場合だと、
20180509_○○会議資料_v1
といった感じで、日付・ファイル名・
バージョン名を入れて保管することが
多いです。
そうすると、ファイル名で降順で
並び替えると最近保存したものが
探しやすくなります(^^)
■家庭の書類のデジタル整理法
さらに、別の方からこんな
ご質問もいただきました。
「まだ子供が保育園なので
プリントはそこまで多くはないですが、
小学生になると増えるんですよね？
そこでEvernoteの分類方法も
教えていただけると助かります。」
子供のプリント類のEvernote管理ですが、
こちらは結構ざっくりです(^^;
子供ごとにノートを1つずつ作って、
そこに全部入れていきます。
その際、大事なのは
終わったものは随時削除すること
だと思っています。
例えば、
・先月の学年だより
・終わった行事の案内
などなど。
学校や園のおたよりは、
感覚値ではだいたい情報の賞味期限が
1ヶ月くらいのものが多い気がします。
年間通じて保管が必要なのは、
ごく一部。
そのため、子供のプリントについては
あまり細かく分類せず、
新しく入れたら古いものは削除！
というフローで溜めすぎないように
心がけています(^^)
以上、私の仕事＆家庭での
デジタル書類整理法のご紹介でした！
・・・と偉そうに書いていますが、
私も基本的には右脳型なので
きっちり管理するのはとても苦手
左脳型の方だったらフォルダ整理とか
もっときっちりやるんだろうな・・・と
思ったりしつつ、
基本は雑な性格なので考えなしに保存して
後から探しづらくて困る！という
パターンがこれまで多かったです(^^;
でも、その使いづらさを経験して、
ちゃんと保管法を考えるようになったら
だいぶ仕事も家庭も生産性が
改善しました！
デジタルだとファイルが見つけられないことが
多い！とお困りの方は、ぜひできることから
試してみてくださいね♪
他のワーママブロガーさんの
管理術なども参考になりそう！
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