昨日から『会議』というテーマで

お話をしていますが、本日はその②

『会議の目的』についてお話ししたいと思います。

時折、会議の参加者だけでなく

主催者、召集者の立場の方に

『この会議の目的はなんですか？』と

お訊ねすると、即答できない場合があります。

つまり、週に1度とか月に１度集まる事が

ず～と前から決まっていて、とにかく

集まっているという場合が、信じられないことですが

実際にあるのです。

通例に従い、社長の訓示があり

通例に従い、先月の報告をし

通例に従い、連絡事項が通達される。

これだけをしたいなら、メールで

情報共有すればいいだけのことなのです。

わざわざ、みんなで時間を割いて

集まるのですから、そこでディスカッションがなされ

問題分析と、解決方法の提示が行われ

次回まで皆が同じベクトルで行動できる

指針の提起が必要になってきます。

主催者側にそれなりの目的があったとしても

参加者がその目的をわかっていなければ

結局は、何の意味もありません。

会議を招集する前に、目的を明確化し

レジュメの一番上に箇条書きで記しましょう。

会議冒頭で、必ずその目的に触れてください。

そして閉会の際にはそれぞれの目的が

どのように達成されたのか、今度は主催者ではなく

参加者にまとめてもらうようにします。

できれば、最も経験の少ない社員や

発言の少ない社員にその役を担ってもらいます。

彼（彼女）が目的がどのように実現できたか

明快な発表ができたのであれば、その会議の

目的達成が全員に周知されたと判断できるからです。

ペタ変わりに、こちらにお願いします。