こんにちは！
アプロサクセスです
暑いうえに、湿度が高いっ
日中の近畿の気温、なんと38℃。。
熱中症に気を付けないとと生死にかかわることに。。
みなさまお気を付けください！！
今回は弊社のお仕事のご紹介
長年勤務されていた事務スタッフの方が、引き継ぎ業務ができないまま急遽退職された為、お困りのクライアント様。
ご縁があり、弊社より業務請負として引き継ぐことになりました。
弊社にてマニュアル作成。
２名体制で3～4時間勤務にてシフトを組み、事務代行業務として日々頑張ってくれてます。
実はこの業務を行う上で問題が発生
引継ぎ作業がないまま業務を行うことになり、
必要な書類・データ・備品などが見当たらない。。
探す手間がかかり、業務がスムーズ行われない。。。
そこで作業時間をきめ、事務員総出で整理開始
『納品書』『請求書』などの紙書類、
『ハサミ』『テープ』などの備品などなど
要不要に振り分け。
その後用途・使用頻度に応じてグルーピング。
使いやすいように収納し、ラベリング。
ここで重要となるのが
『ラベリング』
２名でローテーション勤務体制の為、
モノの在処がわからないと困るのです。
ワンポイントアドバイス
写真のようなファイルボックスの正面に
『処理済』 『進行中』 『未処理』とラベリングし、、
作業の進行具合に応じて、それぞれの書類をボックスに入れてると、
連携がとりやすくなるので、ぜひ活用してみてください
業務時間が短いため、作業の効率化、時間短縮は重要。
事務員全員で取り掛かったため、
意見がその場で生かされ、作業効率が上がりました
この一連の流れをクライアント様である社長が見ておられ、
ご自身のデスク周りを整理する気持ちになり
日に日に社長の周りがスッキリと。
これをきっかけに、仕事に対してさらに意欲的なったとお話しいただきました。
まさに業務改善の取り組みにより、業績アップにつながる理想的な形となりました。
みなさまも日々の業務の見直しをしてみてはいかがでしょうか？
ちょっとしたきっかけで、無駄が省かれ、さらに良いアイデアが生まれるかもしれません
本日もお読みいただき、
ありがとうございました