文章を書くときには、なぜその文章を書くのか？ という目的をもつことが大切です。
私のセミナーでは、よく「ラブレターの一番の目的は何でしょう？」という質問をします。
すると、多くの方が、「好きだという思いを伝えるため」と答えます。
同様に、よく「謝罪文の一番の目的は何でしょう？」という質問します。
すると、多くの方が、「お詫びをすること」と答えます。
しかし、これらの答えでは、十分ではありません。確かにそれらも、目的のひとつかもしれませんが、一番の目的とはいえないでしょう。
答えを書きます。
ラブレターの目的は「好きだという思いを伝えるため」ではなく、「相手から『私も好きです』と返事をもらうため」（あるいは、それに準ずる好意の言葉をもらうため）です。
謝罪文の目的は、「お詫びをすること」ではなく、「相手に許してもらうこと」です。
もしも、謝罪文を読み終えた相手が、謝罪文を書いた人間を「許そう」という気にならないとしたら、それは、謝罪文としては失敗だった、ということではないでしょうか。
では、仮にあなたが、新入社員歓迎会の幹事を務めるとして、社内に一斉メールで「歓迎会の案内」を流すとします。そのときの一番の目的は何でしょう？
開催日時や場所を伝える。歓迎会の目的を伝える。出欠の有無を聞く。……これらも目的だとは思いますが、一番の目的は、「できるだけ多くの社員に歓迎会に参加してもらうこと」ではないでしょうか？
つまり、社内の誰が読んでも、歓迎会に参加したくなる書き方をする必要があるのです。
文章を書くときには必ず目的があるはずです。しかし、目的そのものが間違っていると（ズレていると）好ましい結果を得られません。
一番の目的は何なのか？ よく考えてから文章を書きましょう。
私のセミナーでは、よく「ラブレターの一番の目的は何でしょう？」という質問をします。
すると、多くの方が、「好きだという思いを伝えるため」と答えます。
同様に、よく「謝罪文の一番の目的は何でしょう？」という質問します。
すると、多くの方が、「お詫びをすること」と答えます。
しかし、これらの答えでは、十分ではありません。確かにそれらも、目的のひとつかもしれませんが、一番の目的とはいえないでしょう。
答えを書きます。
ラブレターの目的は「好きだという思いを伝えるため」ではなく、「相手から『私も好きです』と返事をもらうため」（あるいは、それに準ずる好意の言葉をもらうため）です。
謝罪文の目的は、「お詫びをすること」ではなく、「相手に許してもらうこと」です。
もしも、謝罪文を読み終えた相手が、謝罪文を書いた人間を「許そう」という気にならないとしたら、それは、謝罪文としては失敗だった、ということではないでしょうか。
では、仮にあなたが、新入社員歓迎会の幹事を務めるとして、社内に一斉メールで「歓迎会の案内」を流すとします。そのときの一番の目的は何でしょう？
開催日時や場所を伝える。歓迎会の目的を伝える。出欠の有無を聞く。……これらも目的だとは思いますが、一番の目的は、「できるだけ多くの社員に歓迎会に参加してもらうこと」ではないでしょうか？
つまり、社内の誰が読んでも、歓迎会に参加したくなる書き方をする必要があるのです。
文章を書くときには必ず目的があるはずです。しかし、目的そのものが間違っていると（ズレていると）好ましい結果を得られません。
一番の目的は何なのか？ よく考えてから文章を書きましょう。