【きんぱこ教室】

「EXCEL2007とCSVデータ」

　会社では、企業が管理しているデータをテキストデータにダウンロードすることがよくあります。
　最近はセキュリティーの関係でこれを禁止する会社も増えてきました。

【テキストデータ】

　テキストデータとはなんでしょう。

　WINDOWSのOSには「メモ帳」というソフトが付いています。
　（スタートのアクセサリーの中にあります）
　これは最も単純な「ワープロソフト」ですよね。
　画像を使わない文字だけのデータを扱うならばこれが一番簡単なソフトです。

　ここで保存するときに名前を付ける処で「テキスト文書（*.txt)」と表示されます。
　「.txt]の部分は拡張子と呼ばれて、そのデータの種類を表す所です。
　ＭＡＣではこの拡張子が最初から見えないように設計されています。

　ここで
「たそがれ　きんのすけ　あめぶろ」
　と空白文字を使って区切ると、これを「スペース区切りのテキストデータ」と呼びます。
「たそがれ(TABキー)きんのすけ(TABキー)あめぶろ」
　と空白文字の代わりにTABキーを押して区切ると、これを「タブ区切りのテキストデータ」と呼びます。
　さらに、
「たそがれ,きんのすけ,あめぶろ」
　とカンマで区切ると「カンマ区切りのテキストデータ」と呼びます。

　このカンマ区切りのテキストデータだけは特別に拡張子を.txtではなく.csvと変更することができます。

　txtはtext(テキスト）の略ですが、csvはシーエスブイと呼んで（カンマ　セパレーター　バリュー：カンマで区切られた値）の略になります。

　このＣＳＶはエクセルでも簡単に読み込むことが出来て、カンマで区切られるところでセルが分かれてゆくようにセットされるのはご存じだと思います。（ENTERを押すと見えない改行コードが付いていてエクセルでも改行されます）

　この事は、本業のコンピューターやOA機器を使っているプロでもわかっていない人が多いです。どうでしょう、プロの内の半数位は、名前は知っているけど本当の事は解っていないでしょうかね。

　個人の人でこれを使うとすれば、年賀状を発行するソフトから顧客データをCSVに抜き出してエクセルで読み込んで何かする。という感じでしょうか。

　通常、会社で管理しているデーターベースからこのCSVデータにデータを抜き出すと、誰でも内容を見ることが出来ますが、OFFICE2003までのEXCELでは縦に32767行、横に256列しかないので読み込めるデータに限りがあり、3万件１０万件と増えてくる顧客データや商品、部品マスターそして取引データなどは一度には読み込めませんでした。

　EXCEL2007以降は、この膨大なデータをほぼ一度に読み込めるようになりましたね。

　EXCEL2007は縦に1048576行、横に16384列も持っています。だから約１００万件までのCSVデータを一度に読み込む事が出来るようになりました。

　これは意外と気が付いていない人が多いかもしれません
　
　注意点は、保存するときに過去のバージョンで保存をかけると当然32767件までしか保存されません。
　エクセルの拡張子もXLSではなく、新しいバージョンはXLSXです。

　おまけで、スペースで区切ったテキストデータをエクセルで読み込む手順を記載しておきます。

①エクセルの「開く」を選ぶとこの画面が表示されます。右下の丸囲みを「全てのファイル」に変更すると、CSVやTXTで保存したファイルも表示されます。ここでメモ帳で

「tasogare kinnosuke ameblo
　たそがれ きんのすけ あめぶろ」
とスペースで区切ったデータをtttttt.txtという名で保存したファイルをエクセルで読み込みます。

下の画面でtttttt.txtを探して選びます

②画面が変わります。「カンマやタブ・・・」にチェックを入れて「次へ」を選びます

③スペース区切りのデータなので「スペース」にチェックを入れて「次へ」を選びます。

　何で区切られているかを調べておいて、ここでチェックを付けます。

　そうするとエクセルはセルを別けてくれます。

（注意点）たまに商品名に（,）カンマ使う人がいます。コンピューターでは、カンマだけは無暗に使ってはいけません。

　カンマ区切りのデータだとカンマで区切られてしまいますからデータがずれることになります。

　④このままで「完了」を選びます。

⑤エクセルに取り込まれました。