お客様からのメールに返信する。
お知らせをメールで送信する。
クレームメールに返信する。
「メールを書く」という行為。
友達同士のやり取りだったり、仕事でのやり取りだったり。会社勤めをしている人は、ルーティーンワークのひとつですね。
先日参加したランチ会に、ひとりのかわいらしい女性がいました。OLをしている彼女は、会社でメールのやり取りをしょっちゅう行っているそうです。
「メールを書くのに時間がかかるんです」
取引先へのメール、お客様へのメール。慣れない敬語。一通のメールを書くのにどうしても時間がかかる。クレーム対応じゃなくても、一通に15分くらいかかることもあるそう。
「結構時間かけてるんだな～」なんて思いつつ、昔は私もそうだったことを思い出します。
クレーム対応のメールを書く時なんて、ひどい時には1時間くらいかけていました。それでも「これで大丈夫か！？」と不安はぬぐえず。
書いても書いても、直しても直しても納得いくメールが書けないなんてことはしょっちゅう。
あなたにも、そんな経験ありませんか？
そんな彼女に聞いてみました。
「書いたメールを自分宛に送信してみたことある？」
答えはＮＯ。
でも、仕事でメルマガを書く時は、テストメールを自分宛に送信しているそうです。
メルマガは自分宛に送信して確認している。
でも普通のメールは確認していない。
そうです。
書いたメールに自信がなければ、
一度自分宛にメールを送ってみればいいのです。
秀丸・紙copi・Wordなど。テキストエディタで書いた文章をその画面で確認するか、自分宛に送ったメールで確認するか。この差は大きい。
メールを書くのに時間がかかる理由。
それは「自信のなさ」
ならば自分宛にメールを送り、メールを受け取る人の気持ちになってみればいいのです。
心配なら、書いては送り、直しては送り、と何度も自分宛にメールを送ってみるといいですよ。書きながら悶々とするよりよっぽど早く納得いくメールが書けます。