もともと、やりかけの仕事は
PCの左側にあるプリンタの上に
クリアファイルに入れて置いていました。
最初はこれですっきり使えていたのですが、
スパンの長い仕事があったり
依頼されてから実際の日程までの間が空いたり
こちらの作業は終わっていても待機が必要だったりと
そういうものが重なると
ここに山ができてしまうこともしばしば。
これを何とかしたいと思っていたのです。
10/4のトチカタランチで受けた
整理収納アドバイザーに向けたファイリングセミナー。
なんていいタイミングなんだ。
っていうか
自分たちが受けたいセミナーを
やっていただいているので当たり前ですが
短い時間でしたが、大事なポイントが盛りだくさん！
岡田さん、ありがとうございました。
そこで岡田さんから学んだ方法を活かして
今の書類を
見やすく処分しやすい仕組み、
わたしバージョンで作ってみました！
最初はこんな感じ。
作業机の周りのレイアウトを変更して
PCの置き場所を変更し、
ファイルボックスを置く場所を確保。
そこに、岡田さんが実際に見せてくれた
縦型のファイルボックスを使う方法を
早速取り入れています。
横型のファイルボックスは、
上からじゃないと取り出しにくく
座って出し入れするのはちょっと面倒。
その点、縦型のモノは
前から出し入れがしやすく、
座っていてもらくちんです。
「なるほど、ファイルボックスも
使う用途で形状を変えればいいんだ！」
と気づいた瞬間でした。
倒れやすくてなんだか使いづらい…と思って
使うのをやめてしまい、ずっと敬遠していた
縦型ファイルボックス。
使いづらかったのは
私の使い方の問題だった
んだなあ。
今まさに対応が必要な書類を入れておく分には
進めば進んだだけ中身が空になるので
重くなって倒れてしまうことはありません。
そして、一か月後の今、
ちょっとだけバージョンアップ。
変わったところ、わかりますか？
青は仕事①用
緑も仕事②用
ピンクはプライベート、と
付箋の色を分けて管理しています。
縦型ファイルボックスは
真ん中に仕切りのあるタイプ。
手前を仕事用、奥をプライベート用に分けました。
手前に直近の予定が来るように並べていて、
上向きの付箋はご依頼のもの、
右向きの付箋は振り返りのもの。
終わったらどんどんスキャンして中身を処分。
付箋の文字を消して、後ろに回します。
一番奥のトレイは、
作業中に資料を広げるためのモノ。
プリンターの上にあったものをここへ。
ここに収納してあれば
いつでも取り出せるし、
プリンタの上にモノがなくなるので、
プリンタが段違いに使いやすい
そしてサイドにつけた付箋ポケットが地味に便利
途中の仕事がより可視化され、
取り出しやすくなりました。
すぐに仕事に取り掛かれます。
我が家になくて買い足したものは
色分けの付箋だけでした。
うちにあるものだけでできた！
っていうところも良かったな。
寝かせていたのを立てて、
付箋をつける
よく考えれば、
やったことはそれだけ。
でも、それだけでも全く
使い勝手が変わってくる。
今の仕事がごちゃごちゃしてしまう方、
それは書類の管理で解決するかも！
ぜひ、今の仕事の可視化、してみてくださいね
かたづけこびとの現れる暮らしをご提案する
かたづけこびと代表、堀中里香です。
整理収納コンサルタント＆防災備蓄収納マスタープランナーとして
栃木県は宇都宮を中心に関東で活動しています。
ステキなお部屋のブログ、あります
